电邮靠谱指南

俺常常说的:

忘记的就是不重要的
不知道就是不必要的
现实住住不是这样的

准入

~ 想理解以下内容,先明确:

参考

私人经验

主要针对工作邮件的经验,但是,私人邮件其实 80% 的情况是一致的.

只探讨:

书面胜于口头

如果不承认这点,就别往下看了:

written is always better than oral

而且,邮件在所有事儿的过程中比其它所有网络交流方式有天然的优势在:

  1. 电子证据,无法伪造
  2. 推进事件链,能客观/完整记述具体过程
  3. 永久保存,不会丢失 (特别是使用 Gmail 类似配合云存储的服务时)

最招人反感的邮件形式

RT

正文不剪裁

用 回复: 撕裂 coversations 的

用 top-post 而且有大堆标准PR缀文的

HTML

GB2312

神奇的邮箱名

最容易被无视的邮箱

背景:

在世界技术圈儿里,使用一些邮箱来发送技术讨论邮件,基本上很难得到很好的第一印象; 具体有那些,大家都懂的,因为,这些邮箱代表着

邮件基础行为要理解

背景: ARCI分析矩阵

工作中任何一个环节的上下文总是有以下责任层级:

所以,邮件作为工作中的关键信息载体,要合理使用不同的内置行为:

所以,回复时,要小心,

如果邮件发送方,包含了复杂的CC 名单,

写新邮件的最佳顺序

附件->正文->标题->收件人

为毛?!

这个自个儿体验就知道了.

邮件标题的最佳结构

30字以内,尽可能的包含5W1H

邮件正文的最佳结构

倒金字塔叙事

最忌讳将邮件写成小说/散文,一看过去乌泱泱几个大段.没人有耐心逐行去看的.

另外, 多说事实,少说道理

附件

正如 附件 的名称所指含义: 附加文件

因为, 习惯性的使用 D版 Word 来起草一切文档,然后附件邮件中发送; 这其实就是经典的学生式思维:

认定全球所有人都工作在 M$ 系统中
认定全球所有人都会安装 Word
认定全球所有人都习惯附件内容

而从来不从对方角度着想, 想看到真正的内容的操作:

  1. 点击附件下载
  2. 打开资源管理类似工具
  3. 定位到默许下载目录
  4. 点击下载的附件
  5. 等待对应专用软件打开附件

整个儿流程下来,没有半分钟完不了,但是,如果别人一天要处理几百封邮件的话, 基本什么事儿也不用想了.

实例故事

事儿:

行为:

邮件正文曰:

我将正式邀请函三份打包在附件中了,请查收并转发给另外两位评委,
辛苦您了!

然后,俺下载到 muCommander( : a cross-platform file manager) 中是这样的:

140508-bad-atta-mu.png

尝试用伟大的 7 - Zip 解开是这样的:

140508-bad-atta-7z.png

郁闷ing:

正确的作法:

  1. 组织好邀请函,并输出为pdf
  2. 向俺发送三封邮件:
    1. 给俺的邀请函,并说明马上有另外两封邀请函发送过来,请转发
    2. 另外两封邀请函,完全是向另外受邀人的口吻和内容
    3. 所有邮件,邀请内容都以纯文本形式在正文,并包含图文排版的 pdf 附件

这样俺收到邮件后,完成吩咐的行为就变成:

  1. 打开邮件,阅读,明确接下来的行为
  2. 收到另外两封,逐一 FW 给对应小伙伴

是也乎

简单的说,用好/用对 电邮 的原则极其简单:

这其中,个人发觉,越早习惯以下思维,越容易变得靠谱:

  1. Markdown
  2. 不用中文标点
  3. 每行不超过79字

修订记录


以上...


码不停提马上无虫 ;-)

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