Gmail 生活指南

Gmail 生活指南

gmail.png(PNG 图像,512x512 像素)

在以往多年互联网生涯过程中,体验过各种邮件之苦. 慢慢的,形成了当前相对舒适的邮件处理习惯.足以 cover 住常见的邮件管理情景.

特此简要分享出来,以便有心的小伙伴上手...

准入条件:

习惯 科学上网
习惯 用 Chrome/Safari/Firefox ,万不得以也可以安装 Opera, 死也不能用 IE !
习惯 配置为E文语言界面

参考:

幻灯: 2.22-SOD-Kaoupulity-email
录音: ZHGDG/2014/140219-skill4mail {gen. by gen4idx.py v13.4.18}

俺的gmail

获得邀请: 040817

from:    Gmail Team <gmail-noreply@google.com>
to:  Zoom Quiet <zoom.quiet@gmail.com>
date:    Fri, Aug 27, 2004 at 5:21 PM

邮件总数: 346,009 (140423 20:17)
邮件总量: 26.8 GB
25+ 别名邮箱
140+ 标签
280+ 过滤器

俺的习惯

是从 Foxmail->the Bat!->Thunderbird 一系列邮件客户端积累下来的邮件处理习惯, 逐步配合所有的工作场景,以及处理流程后才形成的, 其时间跨度长达 15+年.

所以,必定是特化的...

配置

Language: English(US)
- 这样才能享受最新,最稳定功能
Default reply behavior: Replay all
- 多了删除,比加要快
Keyboard shortcuts: on
- 如果这个功能不开启,那么 gmail 的邮箱处理效能就少了 80%
Outgoing message encoding: Use Unicode (UTF-8) encoding for outgoing messages
- 不用 UTF-8 就是耍流氓!
Stars: 手工调整为彩虹色
- 习惯的心理含义:
  - 红星: 紧急且重要
  - 橙>>: 需要跟进的事儿
  - 黄!: 警告,有问题的
  - 绿勾: 已完成,但是,近期可能要复用的
  - 兰i: 关键配置信息/知识点/备用文档
  - 紫?: 跟进有疑问的事儿
- 用快捷键: s 快速对选中的邮件循环星标切换
Labs: 实验室功能,常年开启
- Authentication icon for verified senders
- Auto-advance
- Custom keyboard shortcuts
  - Archive -> A
- Quote selected text
- Smartlabels
- Undo Send
- Unread message icon

邮件处置

列举几个最常用的处置流程,其它不常见的就不说了....

Inbox为空

目标:

收件箱总为空, 无心理压力
所有邮件又都能及时获得处理

行为:

上午关键任务没有完成前,不处理邮件
高速清除收件箱邮件:
1. 所有邮件的标题快速看过
2. 在自动标签辅助下,当场决定是否看,是否回复,是否标注
  - enter 进入邮件,看正文
  - u 返回 conversations 列表
3. 需要回复/跟进/转发/收藏..处置的,立即打上对应的星标
  - *U*I->A 归档所有未读正文的不必要处置的邮件
  - 面对少了 90% 邮件的 conversations 列表,再确认是否要阅读/回复
  - *A->A 选择所有并归档

定期处置星标邮件

目标:

长期追踪的任务不会丢失
只在自个儿方便的时候处理

行为:

一般在下午上班的第一个时段, 否则就是下班后
g->s 进入星标邮箱
逐一 review 邮件,分别进行快速处置:
- 红星: 立即回复,并根据事务,切换为其它星标/取消星标
- 橙>>: 查阅内容,决定是否戳
- 黄!: 同红星处置
- 绿勾: 跳过
- 兰i: 跳过
- 紫?: 决定是否再次询问

任务板

目标:

对长期追踪,又不重要的事儿,合理追踪,不忘记
以最舒服的形式

行为: (一般现在只对徣书的备报邮件进行如下处置)

使用 j/k 快速定位到相关邮件
x->g->k 选择并丢入任务板
未来如果还了书
- 进入任务板
- 点击对应借条的关联邮件
- 回复确认已收到还书
- 点击任务条目的完成

别名邮箱

背景:

因为管理多个社区的域名邮箱
而 Gmail 只允许配置最多 5 个外部邮箱的提取

方案:

将有权限又不常用的邮箱配置为别名邮箱收发
即:
- Send mail from a different address or alias - Gmail Help
- 外部邮箱配置好自动转发,将所有邮件转发给 gmail
- 而 gmail 则通过 Google 的 SMTP 服务,以外部邮箱的名义发送邮件
这样就突破了 Check mail from other accounts (using POP3) 的功能上限

Gmail 之伤

背景:

网络不可靠
浏览器不可靠
网页不可靠
JS 是会抽疯的

方案:

安装: It's All Text ! :: Add-ons for Firefox - Mozilla Add-ons
配置快捷键 Ctrl-e 调用本地习惯的编辑器, 俺现在是 Sublime Text 2
回复邮件时,就变成了:
1. enter 进入邮件
2. a 回复全部,进入编辑框
3. Ctrl-e 跳出页面,进入 subl 编辑
4. It's All Text! 在本地硬盘目录中创建了缓存用 .txt 文本,用 subl 编辑时,每次保存时,能自动刷新内容到对应网页的对应编辑框中
5. 在本地编辑器中完成内容编辑后,保存,回到网页,点击发送.
这样,既然网络/浏览器/网页.. 发生问题,俺在本地都有一个包含完备的邮件回复内容的纯文本文件,可以随时重启浏览器/网络后,手工恢复回去...

桑心:

但是, G+ 爆起后,逼 gmail 升级
现在邮件回复的编辑框不是标准的 html textarea 了,It's All Text! 无法锁定进行提取并进行辅助的外部编辑
回复邮件时,就变成了:
1. enter 进入邮件
2. a 回复全部,进入编辑框
3. Ctrl-a 复制所有内容
4. 打开常备的 subl 的常用缓存文件 stuff.txt Ctrl-v 粘贴进来
5. 在本地编辑器中完成内容编辑后,保存,Ctrl-a 复制所有内容
6. 回到网页,Ctrl-a->Ctrl-v 替换粘贴进来,再点击发送.

是也乎

~ 为毛?

简单的说,坚持,才能出效率...

修订记录

140423 释放初稿
140401 设定章节
140221 意动,创建 draft

以上...

码不停提马上无虫 ;-)

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